استراتيجية التنظيم النصف يومي للوقت

إن جدولة الوقت هي فن التخطيط لأنشطتك ومهامك المختلفة؛ حتى تتمكن من تحقيق أهدافك، وأولوياتك في الوقت المتاح لك. ومن شأن جدول المهام أن يساعدك، كذلك، في إدراك ما يمكنك تحقيقه بشكل واقعي خلال الوقت المتاح لديك، كما أنه يؤكد لك أن لديك الوقت الكافي لأداء كل مهامك الأساسية، ويضمن لك العمل بثبات على تحقيق أهدافك الشخصية والمهنية على حد سواء، بالإضافة إلى أنه سيعينك في التغلب على المهام الطارئة وغير المخطط لها، والأهم من ذلك كله أن جدول المهام الفاعل يساعدك في تحقيق نوع من التوازن الجيد بين العمل والحياة الشخصية.

الوقت والمشتتات

تبرز القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال وتنظيمه بنجاح، أولًا، في التحكم بعناصر التشتيت والإلهاء التي نتعرض لها طوال اليوم؛ إذ إن التغلب على كل ما يلهيك عن عملك أو حتى عن ممارسة هواياتك الشخصية هو الخطوة الأولى على طريق امتلاك الوقت والاستفادة القصوى منه.

وحين نتمكن من التغلب على عناصر التشتيت والإلهاء سندرك أنه لم يكن لدينا نقص في الوقت، وإنما كل ما هنالك أننا لم نحسن إدارة وقتنا، ولم نتمكن من تصريفه إلى المهام الأساسية، ولم نكبح جماح الإلهاءات والمشتتات التي نتعرض لها بشكل دائم.

وذهب الدكتور دونالد ويتمور؛ مؤسس معهد الإنتاجية المتخصص في الإدارة الفعالة للوقت، إلى أننا نحن نعيش في عالم مليء بالمشتتات؛ حيث يتم مقاطعة الشخص العادي كل ثماني دقائق، والتي يبلغ إجماليها 50-60 في اليوم.

تغيير العادات

لن يكون في استطاعة أحد أن يتبع طريقة التنظيم النصف يومي للوقت ما لم يتمكن من تغيير عاداته، فإذا كنا نهدر كل هذا الوقت فيما سبق، وأردنا الآن أن نعيد ترتيب الأمور من جديد، فلا شك في أننا سنكون إزاء عملية إعادة هندسة لحياتنا بشكل عام.

فتغيير العادات يقود إلى النجاح في  ادارة تنظيم الوقت ، هذا من جهة، لكن الرغبة في تنظيم الوقت وامتلاكه بشكل فاعل يؤدي، ومن دون شك، إلى تغيير العادات.

وعند تغيير العادات، سنكون حيال عملية حذف وإضافة، إحلال واستبدال؛ أي أننا سنتخلص من عادات قديمة ضارة ونقلع عنها، لكن، وفي نفس الوقت، سنتبع عادات جديدة.

ومن هذه العادات الجديدة التي سيكون لزامًا علينا ممارستها: التخطيط المسبق لليوم؛ فهذه واحدة من أولى الخطوات وأكثرها أهمية في إدارة الوقت بشكل فعال؛ فكل ساعة تقضيها في التخطيط توفر لك 10 ساعات من العمل؛ لذلك بدلًا من القفز إلى يوم عملك دون رؤية واضحة، خصص بعض الوقت لإدارة ما لديك من وقت وستلمس الأثر في مهامك وحياتك بشكل إيجابي واضح.

اعرف نفسك وحدد أولوياتك

وإذا كنا إزاء الحديث عن التنظيم النصف يومي للوقت فمن المحتم، والحال كذلك، أن تعرف من أي نمط أنت، وما الأوقات التي يكون فيها عقلك أكثر نشاطًا؟ فعلى سبيل المثال يجب أن تعرف هل تنتج أكثر في الصباح الباكر أم في المساء؟ ما نوع التشتت الذي تتعرض له أكثر من غيره؟.. إلخ.

ثم، في المرحلة التالية، عليك أن تحدد أولوياتك بشكل حكيم، فعلى أساس تحديد هذه الأولويات، ومعرفة أيها أكثر أهمية من غيره يمكنك وضعها في الوقت المناسب لها من اليوم، سواءً في النصف الأول من اليوم أو النصف الأخير.

فأهم ما يمكن لاستراتيجية التنظيم النصف يومي للوقت هو أنها تساعدك في تقسيم ساعات اليوم؛ حتى يسهل إدارتها والتحكم فيها؛ فإذا كان من الصعب عليك أن تفكر في إدارة يومك كله دفعة واحدة، فبالإمكان عبر هذه الطريقة، أن تقسّمه، أو أن توزع مهامك عليه، لكن بشرط أن تحدد هذه المهام أولًا ومدى أهميتها، مع الأخذ في الاعتبار المواعيد اللازم إنجازها فيها.